Reuniões produtivas
Não o podemos repetir vezes suficientes: fazer
reuniões é um dos grandes passatempos dentro da vida empresarial. Admitimos
que as reuniões podem ser muito úteis quando se trata de informar ou de
tomar uma decisão. Mas, muitas vezes, consomem tempo, o seu e o dos outros
participantes, sem produzir resultados.
Faça
uma reunião apenas quando for realmente necessário. Muitas vezes as reuniões
são feitas apenas por hábito. Faça-a quando for relevante ou regularmente
para fazer um ponto da situação.
Elabore uma ordem de trabalho com antecedência. Comunique-a com antecedência
às pessoas que convocou para a reunião para estas se poderem preparar.
Tente também respeitar a ordem do dia, evitando assim grandes divagações.
Reunir durante demasiado tempo não serve de nada. A concentração dos participantes
desaparece depois de 75 minutos. Se ficar preso numa reunião 'maratona',
tente introduzir intervalos regulares.
Tente
começar a tempo, mesmo se ainda faltam algumas pessoas.
Pode jogar com o "timing" dependendo do tipo de pessoas com
as quais vai reunir. Se souber que os participantes têm a tendência de
se alargarem sobre os assuntos, marque a reunião para pouco antes do almoço
ou para o fim do dia. Se são pessoas que nunca são pontuais, marque para
uma hora estranha, por exemplo 17 minutos depois de uma hora, para despertar
a pontualidade.
Mantenha o número de participantes limitado. Quantas mais pessoas, mais
visões diferentes. Aliás, pessoas que não fazem verdadeiramente falta
na reunião só iriam perder tempo. O mesmo é válido para si mesmo: se não
faz falta, não vá. Se necessário, peça um relatório depois.
Transforme num hábito fazer um resumo de tudo e repetir rapidamente o
plano de acção no fim da reunião. Assim, todos ficarão a saber quem está
a fazer o quê. Um relatório da reunião pode ajudar.
Evite que as pessoas repitam o que outros já disseram. Indique alguém
para conduzir a reunião na direcção correcta. Seja você mesmo, curto,
conciso e vá directo ao assunto.
Se quiser acelerar o ritmo, pode pedir a um colega para o chamar depois
de uma hora para um suposto assunto 'urgente'. Assim, mostra que o seu
tempo é precioso e que não pode passar demasiado tempo numa reunião.