Reuniões a diferentes vozes
Hoje é dia de reunião!
Como são as suas reuniões de trabalho? Produtivas e divertidas
ou frustrantes e autênticas perdas de tempo? Conseguem ouvir e aceitar
ideias divergentes sem derrubar a mesa?
Quando pensar em agendar uma reunião pense também
em distribuir responsabilidades a cada um dos colaboradores que vai estar
presente. Deste modo, consegue evitar que falem todos ao mesmo tempo e
sobre o mesmo assunto. É importante conhecer as ideias próprias
dos seus empregados, mas tem outras maneiras para o fazer, sem prejudicar
uma reunião que está definida para tratar de determinadas
questões.
Isto consegue-se facilmente com um pouco de organização.
O problema maior coloca-se quando, entre os seus colaboradores, existem
estilos de comunicação muito diferentes.
A forma de comunicar é o factor essencial para
se conseguir ter uma "REUNIÃO",
na verdadeira acepção da palavra. Ou seja, aproveitar determinado
período de tempo para organizar projectos, reunir informação
e construir uma interacção e proximidade entre todos os
colaboradores, com sucesso.
Concretizar este objectivo é, por vezes, difícil porque
todos nascemos da mesma forma, mas nem todos vivemos e aprendemos as mesmas
coisas. Falamos de cultura! Se a diversidade contribui para o nosso enriquecimento,
estilos de comunicação diferentes também podem criar
dificuldades e até mal-entendidos numa reunião, quando o
objectivo é chegar-se a um consenso.
Se analisarmos apenas o comportamento do homem e da
mulher durante já somos capazes de perceber a existência
destas diferenças. Dedique algum tempo e aperceba-se das atitudes
e posições que cada um deles toma.
Por exemplo, é quase regra geral que o homem interrompe mais vezes
a reunião do que a mulher. Este factor não é necessariamente
negativo, apenas quando essas interrupções acabam por perturbar,
interferindo com a comunicação e impossibilitando aos outros
de contribuir para a reunião. Em algumas culturas, como por exemplo
as asiáticas, o acto de interromper alguém que está
a falar, durante uma reunião, é considerado má educação
e falta de respeito.
Outras situações problemáticas surgem quando existem
colaboradores estrangeiros ou com "sotaques" que dificultam
a clareza da comunicação. Nestes casos, o medo de serem
incompreendidos pode dificultar ainda mais a reunião. Procure dar
atenção e espaço para eles transmitirem as suas ideias.
No fundo, encontrar uma forma para compatibilizar
essas diferenças é o ideal. Sugerimos-lhe três posturas
que deve tomar, a partir do momento em que tomar consciência deste
problema:
Todos participam!
Dê oportunidade a cada um para participar na reunião. Para
que não haja confusões e falem todos ao mesmo tempo, no
dia em que marcar a reunião refira os assuntos que vão ser
tratados e o que quer ouvir de cada um dos colaboradores. Deste modo,
podem preparar com "cabeça, tronco e membros" os comentários
a fazer e todos têm um espaço e tempo formal para comunicar,
sem desrespeitar a comunicação dos outros.
Cada um é responsável!
Se são avisados que têm de fazer uma comunicação
durante a reunião, os seus colaboradores ficam responsáveis
por ela e o melhor é mesmo serem originais. Procure que adoptem
um estilo de comunicação que aumente a produtividade da
reunião e a torne mais criativa.
Há ideias boas que não despertam a atenção
pelo simples facto da forma como foram transmitidas. Facilite a vida aos
seus colegas, tornando-se compreensível - se eles compreendem contribui
para o sucesso da reunião e, quem sabe, das suas ideias.
Poucas interrupções e distracções!
Não pode permitir que a atenção se perca, por isso
tente agarrá-la a todo o custo, criando formas criativas para minimizar
as interrupções e distracções. Por exemplo,
estabeleça uma multa para quem interromper um colega que está
a falar. É uma ideia divertida e pode dar resultados!
O importante é criar um ambiente agradável
e receptivo às ideias de todos. Se sentem que são ouvidos,
mais motivação têm para apresentar pequenas questões
que se podem revelar importantes.
As diferentes vozes ou os diferentes estilos de comunicação
podem tornar-se uma verdadeira fonte de riqueza!
TP