Dicas
- Faça diariamente uma lista das coisas a
fazer, para não perder tempo a tentar lembrar-se o que ainda
tem para fazer ou o que é prioritário nesse dia.
- Evite fazer duas ou três coisas ao mesmo
tempo. Vai perder tempo a alternar as várias tarefas e a retomá-las
onde tinha parado.
- Seja realista ao estabelecer deadlines, para si
e também para os seus colaboradores. Um deadline, supostamente,
deve estimular, não stressar.
- Simplifique a sua vida. Talvez não seja
necessário ler o jornal todos os dias de uma ponta à outra
ou participar em todas as reuniões do departamento de marketing.
- Tenha a coragem de tirar umas férias e de
descontrair.
- Introduza tempo para pensar, para desenvolver novas
projectos ou para organizar as suas ideias.
- Se não quer prolongar uma conversa desnecessariamente,
não faça perguntas abertas.
- Convém fazer as coisas que não gosta
de fazer quando estiver bem disposto. Evite fazê-las quando estiver
cansado.
- Tente chegar a horas às reuniões.
- Dê a si mesmo mais algum tempo delegando
algumas tarefas noutras pessoas.
- Não tem que ler tudo de uma ponta a outra.
Aprenda a ler na diagonal.
Dicas específicas para o seu ambiente de trabalho
Pode ter uma relação
excelente com os colegas, mas às vezes não quer mesmo ser
incomodado. Uma porta fechada pode fazer maravilhas nessas ocasiões.
Se trabalhar num espaço aberto, pode fazer entender de forma não
verbal que está ocupado, não se dirigindo ao seu colega
ou evitando, por exemplo, contacto visual. Claro que, se não conseguir,
pode simplesmente dizê-lo.
- Atenção com os 'post-it' (autocolantes).
Perdem-se com facilidade e só o fazem perder tempo a tentar descobrir
novamente o que era que não podia esquecer ou a quem devia telefonar
sem falta.
- Aponte os seus encontros imediatamente na
sua agenda. Mencione a hora exacta, a morada e o nº de telefone.
Habitue-se a ter sempre a sua agenda consigo.
- Coloque em cima da secretária somente
as coisas com as quais está a trabalhar naquela altura. Papéis
de reuniões que já foram feitas ou dossiers que só
no próximo mês vão ser reactivados devem ficar no
armário ou na gaveta.
- Uma secretária desarrumada reflecte
um carácter não estruturado. Talvez não para si
pessoalmente mas sim para as pessoas estranhas que não o conhecem
ou com as quais vai reunir mais tarde.
- Tente arrumar as coisas todos os dias. Assim
evita que os papeis inúteis se amontoem.
- Evite juntar demasiado correio. Veja diariamente
os documentos que dão entrada e arrume-os conforme a urgência
ou deite-os fora quando já não precisa deles.
- Não guarde os documentos de qualquer
maneira mas use um sistema de arquivo para depois poder encontrá-los
facilmente.
- Tenha coragem para colocar o telefone fora
do descanso.
- Um documento que hoje é inútil,
provavelmente vai continuar inútil amanhã. Ouse deitar
fora algumas coisas em vez de as arquivar desnecessariamente.