Hierarquia de tarefas
Se passar os olhos pelas
tarefas que ainda tem por fazer, poderá certamente estabelecer uma hierarquia.
Tarefas A -
são urgentes e importantes e exigem atenção ou execução imediata. Decida
que vai realizar pelo menos duas delas por dia, por exemplo.
Tarefas B - são importantes mas não
há pressa, ou devem ser feitas com brevidade mas não haverá nenhuma crise
se não for já. Geralmente, são as tarefas B que ocupam a maior parte do
seu tempo diário.
Tarefas C - são as mais baixas na
hierarquia. São as chamadas tarefas de rotina, que exigem um mínimo de
concentração, mas não são verdadeiramente importantes ou urgentes. Essas
tarefas podem ficar por fazer até à última.
É importante distribuir os diferentes tipos de tarefas
ao longo do dia. Acredite que é mais eficiente do que tentar sistematicamente
acabar um único tipo de tarefas. Assim, pode alternar entre a alta concentração
(A e B) para momentos de esforços mais ligeiros (C).
A hierarquia de tarefas não é uma estrutura rígida: as tarefas podem mudar
de grau de importância por causa de informações que vão chegando ou alterações
imprevistas.
Por exemplo: imagine que amanhã tem que entregar
um relatório ao seu chefe. O relatório passa a ser menos urgente quando
ele adoeceu, de repente, com gripe.
A divisão das tarefas não quer dizer que a quantidade
delas vá diminuir. Vai continuar, muitas vezes, a ser soterrado pela quantidade
de trabalho que lhe aparece. Nestas alturas, faça uma lista dos deadlines.
Este trabalhinho tem, por si só, um efeito terapêutico e dar-lhe-á também
uma visão global, pelo que as soluções se tornam claras. Se nem o resumo
dos "deadlines" lhe traz consolação, terá que riscar as tarefas
C e B.
Esta maneira de trabalhar é também útil para as pessoas
que estão sempre muito ocupadas. Parar um instante para fazer um resumo
das suas actividades e para planear as coisas, tem um efeito psicológico:
dá-lhe a sensação que tem tudo sob controlo.