Marisa Antunes e Maribela Freitas
Drama' crónico das sociedades ditas modernas, a falta de tempo que permite equilibrar de forma eficiente a nossa vida profissional com a pessoal, poderia ser facilmente colmatada com uma gestão racional da nossa agenda e do nosso esforço. Quem é que pode afirmar peremptoriamente que consegue conciliar na perfeição o papel de superprofissional com o de pai ou mãe dedicado? E quantos são aqueles que em Portugal dão um uso produtivo a todas as suas horas de trabalho?
O segredo parece estar na adequada gestão do tempo. “O que temos de questionar é como se consegue produzir mais e melhor no mesmo tempo. Isso remete-nos ainda para a qualidade da gestão e da liderança das pessoas. Esta é a primeira prioridade”, de acordo com Jorge Marques, presidente da Associação Portuguesa dos Gestores e Técnicos dos Recursos Humanos (APG). O especialista concretiza: “Se fazemos uma actividade que nos desagrada, o tempo arrasta-se e se fazemos uma actividade que nos agrada, o tempo voa! Por outro lado, todos sabemos também que no mesmo espaço de horas, se colocarmos pessoas diferentes a fazer a mesma coisa, uns fazem mais e outros menos, e uns mais e melhor em menos horas”.
Infelizmente um mau hábito ainda muito comum no nosso país é também confundir ‘presença' com tempo útil de trabalho. “Valorizamos e desvalorizamos pessoas pelo tempo que estão nas empresas, sem medir a qualidade desse tempo de presença, discutimos demasiado as horas de trabalho e pouco a satisfação profissional das pessoas, que é aquilo que as leva a trabalhar mais, melhor e em menos tempo”. Ter capacidade de liderança e visão estratégica passa, pois, por escolher as pessoas certas para os lugares correctos, meio-caminho andado para aumentar a produtividade.
Outra questão fundamental, e que mina frequentemente até os mais motivados, tem a ver com a organização, seja das tarefas que vão desenvolver-se ao longo do dia, dos telefonemas que se vão receber ou fazer ou da presença em reuniões de trabalho. “Gastamos tempo de mais em reuniões. E isto acontece porque não se preparam as reuniões, porque as pessoas não ouvem os outros até ao fim e não há compromisso com o que foi ali decidido… Ainda por cima, as decisões não são tomadas no lugar, no tempo e pela pessoa certa que as devia tomar”, exemplifica o especialista.
Tornar as reuniões mais produtivas, substituir o conceito de quantidade de tempo pelo de qualidade de tempo, planear e organizar o trabalho, melhorar a produtividade e eficácia e, dotar as pessoas de técnicas, instrumentos e postura adequada à gestão correcta do seu tempo, são alguns dos objectivos que o curso de gestão de tempo do Instituto Superior de Língua e Administração (ISLA) visa atingir. “Temos recebido pessoas inscritas por empresas e outras que chegam com uma motivação individual”, conta Paulo Farias Rodrigues, formador deste curso.
Quanto às motivações explica que “vivemos num mundo sob pressão e nas empresas existem menos trabalhadores. As pessoas têm de ser versáteis, de fazer muitas coisas ao mesmo tempo e de ter a capacidade de gerir vários projectos em simultâneo”. É por isso que muitas empresas inscrevem funcionários neste curso. Quem o faz individualmente, tem como objectivo melhorar a forma como usa o seu tempo e em alguns casos, proteger o seu posto de trabalho. O curso dura dois dias e durante este período os formandos aprendem a diferenciar entre estar ocupado e ser eficaz, a organizar o local de trabalho, a planear tarefas para conseguir resultados e a estabelecer prioridades. Isto porque o segredo da gestão do tempo parece residir na planificação e concentração.
Para Paulo Farias Rodrigues a focalização nos resultados é fundamental. “Se a pessoa estiver orientada para os resultados, deixa o essencial de lado”, finaliza o especialista. O próximo curso está agendado para o início de Novembro e tem um custo de 130 euros.
Dicas para bem gerir
Para gerir melhor o seu tempo, deixamos-lhe aqui 12 ferramentas que podem fazer a diferença no seu dia-a-dia profissional e pessoal:
1 - Organização do ambiente de trabalho
2 - Verificar/medir como o tempo é gasto
3 - Elaborar uma lista das tarefas que se propõe fazer
4 - Gestão de prioridades
5 - Planeamento - planos de acção para o que considera mais importante
6 - Delegação de poderes e tarefas
7 - Saber dizer não
8 - Definição de objectivos
9 - Gestão das interrupções
10 - Gerir o telefone/telemóvel/«e-mail»
11 - Saber quais os comportamentos a evitar
12 - Gestão de reuniões