“Muitas empresas vivem numa ‘era digital negra’, não retirando partido das tecnologias disponíveis para apoiar a produtividade dos seus colaboradores e o fluxo de trabalho no geral”. A constatação é avançada por Juan Leal Cárdenas, diretor geral da Lexmark Ibérica e tem por base um estudo realizado pela empresa tecnológica especializada em soluções de impressão que inquiriu 714 trabalhadores de diversos escritórios europeus, para avaliar a eficiência dos seus processos de trabalho. Os resultados alcançados levam Juan Leal Cárdenas a confirmar um gap entre a tecnologia disponível e a utilização que as empresas fazem dela.
Há ineficiências claras nos processos de trabalho dos colaboradores em muitas empresas europeias. Uma realidade que, segundo o estudo da Lexmark, “é mais acentuada nas organizações que operam processos manuais, gerando quebras de produtividade e ciclos mais lentos de inputs de dados”. As principais conclusões do estudo revelam que 70% dos trabalhadores de escritórios europeus inquiridos, aumentaram nos últimos cinco anos o número de horas de trabalho que dedicam a completar tarefas administrativas. Uma missão que para 59% implica “processos pesados e complexos, com muitos passos”. Os processos manuais também consomem uma parte considerável do tempo das equipas. Cerca de 50% dos colaboradores das várias empresas europeias ouvidas neste estudo reconhecem que “o tempo é o maior problema associado à administração do escritório”.
Os números são indício de que as empresas estão a falhar na otimização das suas tecnologias. Para Juan Leal Cárdenas, “se as empresas não querem ficar para trás necessitam de olhar para os processos automatizados e otimizados por forma a conseguir mais eficiência no trabalho, incluindo a sua abordagem às tarefas administrativas diárias”. Defende o responsável ibérico da empresa que “a implementação massiva de sistemas automatizados pode ajudar as empresas europeias a estimular a produtividade dos colaboradores, reduzir custos operativos e diminuir os erros associados aos processos manuais”.
Na avaliação que realizou, a Lexmark inquiriu trabalhadores de escritório em toda a Europa sobre as etapas e o tempo que gastam a executar tarefas administrativas. A pesquisa descobriu grandes ineficiências, sobretudo em empresas que operam processos manuais. “Os colaboradores inquiridos afirmaram completar tarefas administrativas como preencher contratos, processamento de encomendas e inserção de dados de cartões de visita em bases de dados e livro de endereços de forma manual em vez de o fazerem através de um processo automatizado”, explica.
Feitas as contas, um terço dos inquiridos gasta três ou mais horas semanais em tarefas administrativas e 70% pensam que este tempo aumentou nos últimos cinco anos, admitindo que as empresas estão a gastar dessa forma tempo valioso das suas equipas, com custos elevados em termos de produtividade mas também potenciadores de outros problemas. “Um quarto dos inquiridos indicaram que o seu maior problema com os processos de administração manual é a sua propensão ao erro e quase dois terços dos trabalhadores experienciaram uma situação na qual um erro proveniente de uma tarefa de administração manual custou dinheiro à empresa”. Para o responsável da Lexmark, o estudo comprova a necessidade das empresas europeias reverem a sua abordagem relativamente aos dados corporativos e à forma como estes são manuseados nas tarefas diárias.