Cátia Mateus
É conhecido pelas suas inúmeras vantagens enquanto facilitador da comunicação, mas depois de vários anos a louvar o aparecimento do «e-mail», eis que surge um estudo que deita por terra a boa imagem desta ferramenta de trabalho até aqui considerada por muitos a melhor invenção do homem, logo a seguir à roda. O Henley Management College (HMC) lança o alerta: “Os trabalhadores gastam três anos da sua vida a responder a «e-mails» irrelevantes e duas horas diárias a geri-los”.
“Cerca de 32% das mensagens lidas e enviadas no dia-a-dia laboral são consideradas irrelevantes”, conclui o estudo do HMC que apresenta ainda dados preocupantes. De acordo com a investigação — realizada junto de mais de 180 gestores — bem feitas as continhas estes despendem actualmente de mais de duas horas por dia a gerir as suas comunicações por «e-mail», “o que equivale a mais de 10 anos de vida a dar atenção a «e-mails”, conclui o estudo.
De acordo com esta investigação, cada «e-mail» enviado gera, pelo menos, quatro a seis novas mensagens de retorno no «inbox». Razão que leva a escola de gestão autora do estudo a considerar que o «e-mail» pode ter um impacto negativo nas negociações e na produtividade se a sua utilização não for optimizada. “A vasta utilização do «e-mail», particularmente em transacções internas, substitui a discussão presencial dos assuntos, prolonga a tomada de decisões e gera um ambiente organizacional de pouco contacto humano que pode reduzir a capacidade de actuar e salvaguardar posições”, enfatiza o estudo.
O estudo frisa ainda que, se utilizada correctamente, esta ferramenta de trabalho pode ajudar a melhorar os processos de partilha de informação e auxiliar a tomada de decisão. O HMC sugere uma retoma da utilização do telefone no meio empresarial e no quotidiano laboral adiantando que “falar pelo telefone garante um melhor esclarecimento de dúvidas e acelera a capacidade de decisão. O estudo encoraja ainda os gestores a promoverem a retoma da utilização do telefone nas suas empresas e, simultaneamente, veicularem junto dos seus funcionários as boas práticas de utilização eficiente de toda a variedade de produtos e soluções tecnológicas no domínio da informação e comunicação.
A meta é aumentar a flexibilidade dos trabalhadores, mas também assegurar a sua produtividade e evitar que a empresa seja lesada pela má utilização dos recursos disponíveis.