Procura-se um/a Assistente ao Comité Executivo para desempenhar funções de suporte administrativo e organizacional. O/a candidato/a ideal deverá demonstrar atenção ao detalhe, capacidade de organização e proatividade na gestão de tarefas diversas.

Principais responsabilidades

• Assegurar a gestão integral da documentação institucional, incluindo receção, circulação, assinatura, arquivo e encaminhamento de documentos oficiais, garantindo conformidade com os requisitos legais e estatutários aplicáveis.
• Assegurar a gestão de agenda da CEO e articular agendas dos restantes membros da comissão executiva, assegurando o alinhamento com prioridades estratégicas e a adequada preparação de compromissos institucionais e científicos.
• Preparar, organizar e acompanhar reuniões dos Orgãos, bem como outras reuniões institucionais relevantes, incluindo calendarização, envio de convocatórias, compilação e distribuição atempada de documentação de suporte.
• Assegurar a preparação e o fecho formal das reuniões, incluindo redação de atas e organização sistemática da documentação, contribuindo para a consistência dos processos de governação e para a manutenção da memória institucional.
• Proceder à recolha, organização e sistematização de informação relevante para apoio à decisão, monitorizando temas estratégicos e garantindo o respetivo follow-up e encaminhamento para as áreas internas competentes.
• Gerir a correspondência institucional e científica, incluindo resposta e organização de convites, articulação com entidades nacionais e internacionais. Preparação e envio de comunicações institucionais com elevado rigor e adequação ao contexto.
• Organizar deslocações, visitas institucionais e receção de convidados, assegurando a logística.
• Apoiar a organização de eventos institucionais de natureza estratégica e acompanhar compromissos assumidos ao nível da governação.

Perfil desejado

• Formação superior ou técnico-profissional relevante, nomeadamente em Secretariado Executivo, Assessoria de Direção, Gestão Administrativa ou áreas afins.
• Valoriza-se experiência consolidada em funções de apoio executivo.
• Preferencialmente: experiência profissional relevante em funções de apoio a órgãos de governação em ambiente de média-grande empresa ou organização. Será valorizada experiência anterior em ambiente fundacional/sem fins lucrativos.
• Elevada capacidade de organização e priorização em contextos exigentes e com múltiplos interlocutores.
• Forte sentido de responsabilidade, discrição e ética profissional. Excelente capacidade de comunicação escrita e oral, em português e inglês.
• Leitura e sensibilidade institucional, com capacidade de compreender dinâmicas de governação e contextos político-organizacionais.
• Autonomia, proatividade e capacidade de antecipação.
• Conforto na gestão de informação sensível e confidencial.

Benefícios adicionais

• Possibilidade de teletrabalho um dia por semana;
• Oportunidade de integrar uma equipa de elevado prestígio;
• 25 dias de férias;
• Seguro de saúde médis.