Qual a importância legal do sistema de picagem de ponto?
Em Portugal, o Código do Trabalho prevê a regulação do registo do tempo de trabalho e do horário de trabalho através do Artigos 212º a 217º, exigindo que os empregadores mantenham um registo atualizado dos tempos de trabalho dos seus funcionários. Este registo deve estar acessível e deve conter, obrigatoriamente, a hora de início, fim e intervalos de cada dia de trabalho. Por exemplo, se um colaborador pedir acesso aos seus registos de pontualidade de 2023 este ano, estes registos deverão ser cedidos - afinal, cabe ao empregador mantê-los durante, pelo menos, 5 anos.
Antigamente, controlar o horário de cada um dos trabalhadores de uma empresa era uma tarefa que das duas, uma: ou não era realizada ou era mal feita. Daí a necessidade de, em 2009, ser publicado no Código do Trabalho a imposição legal deste registos. Assim, atualmente, a picagem do ponto não terá de ser obrigatoriamente um processo árduo e complicado. Aliás, com as ferramentas tecnológicas disponíveis atualmente poderá encontrar a solução mais adequada a si, à sua empresa e respetivos colaboradores.
Diferentes tipos de sistemas disponíveis
Existem diversas soluções disponíveis no mercado para o registo de ponto, desde as mais tradicionais às mais tecnológicas. Com factorial HR encontra a solução de sistema de picagem de ponto que melhor se adequa a si e à sua empresa. Começando pelos registos mais tradicionais, a folha de presenças em papel ou Excel é um sistema manual onde os colaboradores registam as suas horas de entrada e saída. Este sistema é considerado como sendo simples, porém vulnerável a erros humanos e a certas manipulações, pelo que estes pontos deverão ser tomados em conta no momento de escolha. Por outro lado, o relógio de ponto cartográfico, uma máquina em que os funcionários inserem um cartão para registar mecanicamente as horas, torna-se uma opção mais fiável que o método manual, mas ainda com apresentação de algumas limitações, especialmente na sua integração digital.
Já no que toca a métodos mais tecnológicos, o sistema de ponto eletrónico utiliza dispositivos com cartões magnéticos ou códigos para registar as horas e transfere automaticamente os dados para um sistema central, facilitando a sua gestão. Um método de picagem de ponto cada vez mais popular é o relógio de ponto biométrico, que identifica os colaboradores através de características físicas únicas, como impressões digitais ou reconhecimento facial. Ao utilizar ferramentas assim poderá oferecer maior segurança aos seus colaboradores e reduzir significativamente a possibilidade de alteração de dados.
Vantagens do uso de sistemas de picagem 100% digitais
Sendo uma ferramenta necessária e obrigatória por lei, é necessário que as empresas comecem a pensar verdadeiramente na adoção de sistemas digitais para a picagem de ponto. Por isso, decidimos efetuar uma lista com os vários benefícios que, a longo prazo, a adoção destas ferramentas surtirá como efeito nas empresas que adotarem estes métodos - e que boa maneira de começar 2025 a promover a melhoria consequente da sua empresa e dos seus trabalhos.
- Por um lado, a eficiência será o ponto chave desta adoção. Através destes sistemas, existe uma automatização de processos manuais, reduzindo erros e poupando tempo à própria empresa e respetivos trabalhadores. No cenário atual da sua empresa, a adoção destes métodos permitirá acesso instantâneo aos dados necessários.
- Para além disso, através da permissão de acesso remoto aos registos, facilita-se a gestão em empresas com múltiplos locais de trabalho ou equipas em teletrabalho. Coloque-se na posição dos seus trabalhadores remotos: a possibilidade de acesso e partilha destes dados aumenta a confiança e a proximidade.
- Com a compatibilidade com outros sistemas de gestão, como folhas de pagamento e recursos humanos, os sistemas de picagem de ponto proporcionam uma visão holística da força de trabalho.
- E, claro, independentemente do sistema utilizado, ao garantir a picagem do ponto dos seus funcionários irá automaticamente diminuir a possibilidade de erros ou enganos, assegurando-se da integridade dos dados.
Os trabalhadores devem ter receio de 'picar o ponto'?
Apesar de ser obrigatório por lei, poderá ainda existir alguma resistência por parte do trabalhadores a efetuar este simples ato. No entanto, é importante esclarece que este, além de um dever do trabalhador é, igualmente, um direito; Ao controlar o horário, o trabalho consegue contabilizar de forma real qual a percentagem de tempo que dedicou ao trabalho, refletindo as horas extras que poderão ter sido realizadas. Sem a picagem do ponto, esta contabilização torna-se muito difícil de comprovar. Outro dado importante que deve ser tido em consideração é que este controlo de assiduidade permite aos trabalhadores em funções externas amparo por parte da Segurança Social, em caso de acidente na trajetória para um trabalho que realizam fora da empresa (seja este um trabalho pontual ou regular). Só através da picagem de ponto é que este trabalhador garante que estava a cumprir com o seu horário de trabalho e, consequente, ser protegido pela via legal.
Adotar um sistema de picagem de ponto nem deveria ser assunto; deveria ser uma certeza para as empresas, de forma a que cumpram integralmente as regulamentações definidas pelo Código do Trabalho em Portugal. Esta certeza não só evita possíveis sanções, mas também reforça a transparência e a confiança nos processos internos da organização, garantindo assim um controlo de assiduidade eficiente, seguro e alinhado às necessidades da empresa e dos seus colaboradores.