Vai
um e-mail?
Quer saber quais as vantagens e desvantagens
de ter um e-mail? Os seus empregados enviam e-mails para fins recreativos?
Quer pôr termo a isso?
O aparecimento do e-mail foi a melhor ou a pior coisa que podia ter acontecido
à sua empresa?
O e-mail é um novo suporte de comunicação.
É um sistema que permite comunicar à distância, através
da Internet.
Vantagens do e-mail:
É uma forma de comunicação;
Permite
comunicar facilmente com pessoas que não se encontram perto de
nós;
É
de fácil acesso;
É
fácil utilizá-lo;
Obtemos
uma resposta quase imediata;
Permite-nos
visualizar se a nossa mensagem chegou ou não, através de
uma notificação que nos é enviada para o nosso endereço
electrónico;
Permite-nos
enviar documentos ou imagens anexados à mensagem.
Desvantagens do e-mail:
Perdemos muito tempo a visualizar os e-mails;
Os
e-mails causam distracção no trabalho;
Os
e-mails podem conter vírus;
É
impessoal;
Recebemos
e-mails cheios de publicidade;
Por
vezes os e-mails chegam a mãos erradas.
Você quer que os seus empregados deixem
de trocar correspondência para fins recreativos?
Qualquer empresa tem o direito de exercer a autoridade
necessária para regulamentar e controlar o desempenho profissional
dos seus funcionários. Não existe qualquer problema quando
os seus empregados trocam correspondência de natureza profissional
e no âmbito das actividades da empresa, O problema está quando
os seus funcionários utilizam o e-mail da empresa para fins recreativos.
O melhor é ser a própria
empresa a estabelecer os termos em que e-mail pode ser utilizado por parte
dos empregados e que para finalidades: se para fins estritamente profissionais
ou se também pode ser utilizado como meio de comunicação
privado.
Eis algumas medidas que as empresas podem usar para
impor a sua posição quanto ao uso de mensagens electrónicas
no seu interior:
As empresas podem distinguir
o que é para uso recreativo e o que é para fins profissionais;
Se
a empresa for contra o uso do e-mail da empresa para troca de mensagens
com conteúdo privado, o melhor é respeitar as regras;
Se eventualmente a sua empresa admitir troca de
correspondência privada, porque não criar um e-mail só
para fins pessoais;
A
empresa pode recorrer a filtros, ou a uma das muitas técnicas que
restringem o acesso a alguns sites na Internet, utilizando palavras-chave.
Não se esqueça que medidas demasiado
radicais podem gerar um mau ambiente no trabalho e podem contribuir para
o desinteresse por parte dos seus funcionários.
VD