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e boas maneiras no uso do e-mail
Nos dias de hoje o correio electrónico
é uma das ferramentas mais utilizadas como meio de comunicação
entre empresas e até mesmo no nosso dia-a-dia e nos nossos circuitos
mais informais. No entanto, se para estes últimos o grau de informalidade
nos permite ter qualquer conversa, dar erros quando escrevemos ou fazer
abreviaturas hieroglíficas que só os mais perspicazes percebem
ao mesmo tempo que incluímos uns "smiles" aqui e ali,
outros níveis de relacionamento não permitem tamanho à
vontade e obrigam mesmo a algumas regras de conduta e de boa educação.
Saber trabalhar com o e-mail é essencial. Faz parte do nosso quotidiano
e é rara a pessoa que não manda todos os dias os seus "mails",
quer sejam de cariz pessoal ou profissional. No entanto esta ferramenta
tem as suas "regras" próprias e exige alguns cuidados de
modo a não ser apanhado desprevenido e acabar por cometer erros crassos.
Acima de tudo há que saber distinguir entre trabalho e vida pessoal.
Nunca ouviu dizer "Trabalho é trabalho, conhaque é conhaque"?
No que diz respeito à sua vida pessoal e aos seus amigos íntimos
você pode escrever tudo o que quiser, da maneira que lhe apetecer;
pode mandar "mails" picantes, contar anedotas ou encher-lhes a
"mail-box" com vídeos enormes. Não pode é
fazer o mesmo quando se tratar de trabalho e de assuntos com uma certa responsabilidade.
Não se esqueça nunca que:
É a sua imagem que está em jogo!
E que vai ficar seriamente afectada se você cometer
o erro de não respeitar as mais elementares regras de conduta para
o bom uso do seu correio electrónico.
Por exemplo:
Letras maiúsculas
- nunca se deve escrever com letras maiúsculas, excepto no que
é obrigatório, porque vai ser interpretado como sinal que
está a gritar com a pessoa para quem está a enviar o mail.
Profissionalismo - quando escrever
um e-mail faça-o de uma forma tão profissional quanto uma
carta normal
Erros ortográficos - antes de enviar o e-mail, certifique-se
que está escrito da forma correcta, sem qualquer tipo de erros
e bastante legível e compreensível.
Conteúdo - cuidado com o que escreve num e-mail.
Não escreva o que não gostaria de ler em voz alta numa reunião.
Os e-mails são muitas vezes reenviados para outros e, por isso,
tome atenção ao que escreve.
Anexos - antes de enviar qualquer
tipo de anexos verifique se ele tem algum tipo de vírus.
Tamanho - tome cuidado com o tamanho
dos anexos que envia. Anexos muito grandes, como ficheiros áudio
ou vídeo podem entupir o sistema do receptor do e-mail.
Assunto - não se esqueça
sempre de escrever qual é o assunto do seu e-mail.
Acentos - as moradas de e-mail
não têm acentos. Em vez de ser, por exemplo,
conceição.gonçalves@empresa.net, seria conceicao.goncalves@empresa.net.
Se cumprir estas pequenas regras vai ver como a sua
vida vai ficar muito mais simplificada e escrever um e-mail vai deixar
de ser um bicho de sete cabeças.
SW