Descrição da Função

A Adecco Recruitment está a recrutar um Office Assistant para um cliente de renome com escritórios no centro do Porto.

 

 

Responsabilidades

• Gestão de arquivo físico e digital;
• Receção e tratamento de correio interno e externo;
• Coordenação da impressão de documentos e recolha de assinaturas, incluindo colaboração em plataformas digitais;
• Organização de reuniões, contratação de serviços de catering e coffee breaks;
• Calendarização e envio de convocatórias de reuniões;
• Organização e preparação de viagens (alojamentos, transfers, agendas);
• Apoio na organização de eventos internos e externos;
• Gestão do escritório, assegurando o stock necessário de economato e outras utilities;
• Gestão dos contratos dos fornecedores de manutenção (segurança, limpeza, jardinagem, entre outros), garantindo o cumprimento dos serviços contratados;
• Introdução de adiantamentos no ERP (Primavera) para aprovação;
• Agendamento das consultas de medicina do trabalho dos colaboradores;
• Registo atualizado das horas de formação dos colaboradores;
• Controlo e registo de despesas.

 

Perfil

• Experiência anterior em funções semelhantes ( 2 anos)- obrigatório
• Forte sentido de organização e atenção ao detalhe;
• Capacidade de gestão de prioridades e de resposta em ambientes dinâmicos;
• Boa comunicação e espírito de colaboração;
• Domínio de ferramentas digitais e facilidade em aprender novos sistemas (ERP, plataformas de assinatura digital, etc.);
• Proatividade e autonomia na resolução de tarefas.

 

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