A sua secretária ou mesa de trabalho
é uma verdadeira dor de cabeça. O caos impera e já
não consegue diferenciar os documentos importantes dos documentos
que pertencem ao lixo, para além do pormenor de não ver a
base da sua mesa há meses. Se este é o seu caso, não
desespere.
É tudo uma questão de organização.
Com algum empenho é possível tornar uma verdadeira confusão
numa secretária de sonho.
A nossa secretária no trabalho é
quase uma segunda casa. Passamos oito horas do dia sentados em frente
dela e habituamo-nos a cada pormenor que a caracteriza. Tal como a nossa
casa, gostamos de a ter a mais arrumada possível. No entanto, muitas
vezes isso não acontece.
Mais uma vez chegou o fim do dia e a sua secretária
encontra-se num estado lastimável. Parece que o furacão
Mitch passou pelo seu escritório e colocou a sua mesa de pernas
para o ar. A solução mais imediata é agarrar todos
os papeis espalhados e amontoa-los num canto da secretária ou numa
das gavetas do armário. Este é um dos perigos mais frequentes,
mas é aquele que se tem de evitar a todo o custo, porque, ao tentar
solucionar a desarrumação agrupando os papeis em montes,
está a contribuir ainda mais para a desordem total.
O problema surge depois quando precisa de encontrar
aquele documento extremamente importante que ainda na semana passada estava
à frente dos seus olhos. Será que ele está naquele
monte no canto da secretária, ou no monte da primeira ou segunda
gaveta?
Existem trabalhadores que são extraordinariamente
organizados e as suas secretárias fazem inveja a qualquer colega.
Por outro lado, existem aquelas pessoas que não conseguem, por
muito que tentem, chegar ao final do dia com a secretária arrumada.
O objectivo principal é tornar a sua secretária
funcional. Vai ver que, uma vez organizada, o seu trabalho será
mais produtivo pois, não só perde menos tempo à procura
de papeis importantes, como é muito mais saudável trabalhar
num ambiente equilibrado.
Vá às
compras!
Antes de atacar a sua secretária com o
balde do lixo, forneça-se do material indispensável para
o trabalho. Que tal fazer uma visita a uma papelaria onde encontra o mais
variado material de escritório? Pode parecer excessivo mas abasteça-se
de separadores, micas, blocos de notas, marcadores, post-it, prateleiras
de metal de forma a poder distribuir e organizar a pilha de papeis que
teima em crescer.
Renovar a imagem da
sua secretária
Agora que já tem tudo
o que necessita para tornar a sua secretária num primor, mãos
ao trabalho. Há que dispor todo o material que recolheu da forma
mais harmoniosa possível.
Agarre primeiro todo o papel, documento, ficheiro que estiver em cima
da secretária. Avalie cada um deles e diferencie o lixo daquilo
que permanecerá;
Depois desta selecção, divida-os por classes: prioritários,
importantes, urgentes, secundários, relevância mínima,
etc. Atribua o título que lhe for mais sugestivo;
Agora que tem as prateleiras de metal pode distribuir os documentos segundo
as classes que estipulou em cima. Os urgentes em cima, os secundários
a seguir, os menos importantes no fim, …;
Os post-it são óptimos auxiliares de memória pois
permitem assentar informações importantes. Para não
os perder cole-os no ecrã do seu monitor. A vantagem deste método
é a de que quando deixam de ser necessários são extremamente
fáceis de remover do monitor e deitá-los fora;
Se não gosta dos post-it, aconselhamos uma agenda. É muito
útil para escrever ideias ou apontar compromissos;
Para não misturar processos, documentos de assuntos diferentes
ou informações que não combinam, use as micas ou
os separadores. Pode utilizar micas ou separadores de cores diferentes
de forma a, mais uma vez, estabelecer prioridades. O vermelho para os
mais urgentes, o verde para menos importantes, etc.;
Se tem dificuldade em perceber imediatamente o assunto dos documentos,
pode utilizar os marcadores coloridos para sublinhar palavras-chaves que
identificam o tema;
Remate final
Depois deste tratamento, a sua secretária nem
parece a mesma. Está tudo tão organizado que é difícil
reconhecer a sua "nova" mesa.
Como vê não é complicado. Requer
empenho e dedicação é verdade, mas o resultado final
vale a pena o esforço.
Agora já sabe, reserve sempre os últimos
minutos do dia para arrumar a papelada que utilizou. Não deixe
acumular pilhas de papel novamente. Vai ver que lhe dará outro
gozo quando, pela manhã, chegar ao escritório e encontrar
a sua mesa sem nada fora do lugar.
AH