O nosso cliente é uma prestigiada Sociedade de Advogados que pretende recrutar um Office Assistant para apoiar a equipa de Operações e Logística.

Principais responsabilidades

• Assegurar a gestão diária do edifício, garantindo o seu regular funcionamento;
• Monitorizar condições gerais de utilização (espaços, equipamentos, serviços de suporte);
• Identificar e resolver ocorrências operacionais, assegurando resposta célere e eficaz;
• Garantir que o espaço responde às necessidades das equipas e da atividade da Sociedade.
• Executar rotinas regulares de verificação de equipamentos e infraestruturas, numa lógica de manutenção preventiva;
• Identificar necessidades de manutenção corretiva e assegurar o seu encaminhamento e resolução;
• Acompanhar intervenções técnicas no local, garantindo qualidade e cumprimento de prazos;
• Gerir a relação comercial com um conjunto alargado de fornecedores (manutenção, limpeza, economato, serviços técnicos, entre outros);
• Assegurar o cumprimento de níveis de serviço contratados;
• Acompanhar custos, prazos e qualidade dos serviços prestados;
• Identificar alternativas e propor novas soluções mais eficientes ou competitivas.
• Assegurar a gestão de stocks de materiais e consumíveis, garantindo níveis adequados;
• Planear e executar encomendas, assegurando disponibilidade atempada;
• Apoiar a organização logística de eventos internos e externos;
• Responder a necessidades operacionais das diferentes áreas da organização.
• Identificar oportunidades de melhoria nos processos logísticos e operacionais;
• Propor soluções concretas de otimização de recursos e custos;
• Implementar melhorias aprovadas e acompanhar o seu impacto;
• Contribuir para a evolução das práticas operacionais da Sociedade.
• Assegurar o suporte administrativo associado às atividades operacionais (registos, controlo documental, arquivo);
• Manter informação atualizada sobre fornecedores, contratos e intervenções;
• Produzir reporting simples de suporte à gestão (ocorrências, necessidades, indicadores básicos);
• Garantir cumprimento de procedimentos internos.

Perfil desejado

Experiência comprovada em funções de office assistance;

Capacidade de gestão operacional e logística;

Noções de controlo de custos e gestão de fornecedores;

Utilização de ferramentas como Excel.

Forte orientação para a execução e para o detalhe;

Elevado sentido de responsabilidade e autonomia;

Proatividade na identificação e resolução de problemas;

Capacidade de adaptação a contextos dinâmicos;

Boa capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal.

Organização e Gestão

Planeamento e organização de tarefas;

Gestão de prioridades em contexto operacional;

Capacidade de resposta a múltiplas solicitações;

Orientação para a eficiência e melhoria contínua.

Benefícios adicionais

• Contrato permanente com perspetivas de estabilidade;
• Ambiente de trabalho estruturado em Lisboa;