Empresa:

Scale Labs

Descrição da Função

Quem Somos

A Scale Labs é uma empresa de consultoria de vendas, especializada na reestruturação e otimização de departamentos comerciais. A nossa missão é guiar empresas B2B do ponto A ao ponto Sucesso, desenvolvendo e implementando infraestruturas e protocolos de excelência, ao mesmo tempo que transformamos os seus departamentos comerciais em motores de crescimento, treinando e recrutando os melhores comerciais para isso.

Procuramos a contratar um(a) Internal Operations Assistant para garantir que a operação interna da Scale Labs funciona: processos organizados, follow-ups feitos e cumprimento de prazos.

Esta função foca-se em, aumentar velocidade de execução interna ,tendo impacto em áreas como finance/admin , data hygiene , sistemas , people operations e executive support .

Se és alguém extremamente metódico(a), rápido(a) a executar e obcecado(a) com detalhe e organização, candidata-te através do formulário interno.

Damos prioridade às candidaturas via formulário interno:

Tarefas e Responsabilidades:

• Operações & Automações: Preparação e manutenção de automações internas (Make, Notion, GHL), melhoria contínua de processos e identificação ativa de tarefas repetitivas a eliminar.
• Exec Support (operacional) : Follow-ups, lembretes e tracking de decisões; organização de informação para facilitar tomada de decisão.
• Gestão de contratos e acordos: Registo e organização de contratos e "verbal agreements" (assinatura + 1.º pagamento), assegurando rastreabilidade e cumprimento.
• Ligação com contabilidade e fornecedores financeiros: Interação direta com contabilidade e parceiros financeiros, garantindo informação completa, atualizada e fiável.
• CRM & Sistemas (Pipedrive): Atualização rigorosa de ganhos, onboarding e notas; manutenção de informação correta, completa e atualizada para suportar decisão.
• Clientes e operação (Notion): Atualização da gestão de clientes e operações internas no Notion, garantindo alinhamento entre todos os departamentos.
• People Operations: Apoio no onboarding técnico de colaboradores (emails, acessos e ferramentas), criação de utilizadores/permissões, gestão de férias e feriados e comunicação interna associada.
• Finance & Admin: Criação e envio de faturas, registo de pagamentos, controlo de datas críticas e comunicação de follow-ups semanais a pagamentos em falta.

O que procuramos (perfil ideal):

• Extremamente organizada(o) e metódica(o): Consegues estruturar trabalho, prioridades e informação sem depender de supervisão constante.
• Atenção ao detalhe acima da média: Tens rigor em dados, contratos, faturas, datas e tarefas críticas.
• Conforto com sistemas e tarefas repetitivas: Gostas de rotinas bem definidas e consegues manter consistência mesmo em volume.
• Assertividade para defender prioridades: Sabes dizer "não agora" e proteger SLAs sem medo de alinhar expectativas.
• Mentalidade de dono (ownership total): Assumes responsabilidade do início ao fim, com follow-up, controlo e fecho.
• Orientação para impacto interno: Valorizas resultados e estabilidade operacional mais do que presença ou representação externa.
• Conforto com ritmo alto e exigência: Consegues lidar com múltiplos pedidos sem perder qualidade, organização e prazos.

Valorizamos:

• Experiência com Pipedrive / CRMs e Notion
• Experiência em faturação, cobrança e backoffice
• Experiência em automações (Make / Zapier / GHL)
• Capacidade de documentar processos e criar SOPs simples

O que oferecemos:

• Componente fixa + variável: Estrutura remuneratória com base no impacto e na performance.
• Trabalho remoto: Autonomia com responsabilidade, num ambiente de execução rápida e foco em resultados.
• Política de Férias acima da referência do mercado: 25 dias úteis de férias por ano + dia de aniversário.
• Proximidade à liderança: Trabalho direto com COO e Heads, com exposição a decisões e operação de alto ritmo.
• Formação e ferramentas: Acesso a sistemas, processos e formação interna para acelerar autonomia e performance.
• Cultura de execução: foco, disciplina, velocidade

Se queres fazer parte de uma equipa que valoriza disciplina, honestidade e velocidade de implementação, e tens ambição de ser a pessoa que põe ordem, elimina fricção e acelera a operação, esta função é para ti.

Candidata-te através do formulário interno abaixo e mostra-nos como crias estrutura, rigor e execução num ambiente de crescimento rápido.

Candidatura prioritária via formulário:

Para mais informações: Scale Labs -

Observações

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