Marisa Antunes
O protocolo empresarial tem mil e um pequenos grandes pormenores que fazem a diferença para a imagem da empresa e, consequentemente, para a sua competitividade no mercado. Quando se liga para uma empresa, como deve ser o atendimento telefónico? Se enviamos um «mail» mais institucional ou para alguém fora do nosso círculo de amigos, como deve ser redigido? Numa mesa de reuniões, onde se senta quem? Quando se recebe clientes ou fornecedores importantes, qual o tratamento adequado por parte do empresário anfitrião? E se algum membro do governo se deslocar à empresa, como deve ser recebido?
Para partilhar as regras de etiqueta inerentes ao mundo organizacional, foi lançado um curso denominado ‘Master Class – Aprendizagem e protocolo no meio empresarial', incluído num conjunto de acções organizadas pela empresa Gabinete Portugal Protocolo, em parceria com a Escola Superior de Educação João de Deus. Particulares, executivos, profissionais ligados ao «marketing», às relações públicas ou outras actividades têm à disposição conteúdos com durações variadas, consoante o que for pretendido.
“O protocolo é, actualmente, uma ferramenta essencial na gestão de uma carreira feita de reuniões, encontros, apresentações, jantares sociais, contactos com os órgãos de comunicação social, entre tantos outros eventos que, cada vez mais, fazem parte do dia-a-dia de um profissional exigente e conhecedor”, salienta João Micael, director do gabinete Portugal Protocolo.
Por exemplo, numa sala de reuniões onde estão presentes clientes, fornecedores ou outros visitantes, “o anfitrião fica sempre no topo da mesa, virado para a porta, sentando à sua direita o convidado mais importante”.
Imagine-se ainda que o visitante pertence ao Governo — então a reverência vai ainda mais além: ‘Vamos supor que o primeiro-ministro vai visitar uma empresa. Nesta situação ele deve ser aguardado pelo número um da empresa junto à porta de entrada e, no final, este deverá ainda acompanhá-lo até ao carro”.
Num «cocktail» de negócios, mais uma vez, “o anfitrião deverá fazer o acolhimento dos seus convidados à porta, de forma a poder cumprimentá-los”, explica ainda João Micael. Num banquete, os lugares devem ser marcados “consoante a distinção dos convidados”. A distribuição de cartões, junto à entrada, com o número da mesa e o lugar onde a pessoa se vai sentar facilita muito a logística da recepção.
O atendimento, que surge como um importante cartão de visita das empresas, pois é quase sempre o primeiro contacto estabelecido, tem também várias regras de etiqueta implícitas. “É errado perguntar-se: ‘ Quem fala?'; o correcto é: ‘Quem devo anunciar?' O tratamento deve ser adequado. As pessoas não devem ser tratadas com antipatia, mas também se deve evitar o excesso de simpatia, com demasiada familiaridade”, remata.